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Bien signer ses publications : un petit geste, un grand impact
Mise à jour le :
Une publication scientifique ne s’arrête pas à sa mise en ligne. Indexée, moissonnée, réindexée, elle circule dans de nombreuses bases de données à travers ses métadonnées. Dans ce parcours largement automatisé, la signature joue un rôle clé pour assurer la visibilité des travaux, leur bon rattachement aux unités et établissements, et, in fine, leur prise en compte dans les indicateurs de la recherche.
C’est l’histoire d’une publication scientifique… Un manuscrit, un article, un « papier », comme on dit dans le métier. Rédigé souvent à plusieurs mains - à deux, quatre, seize, voire plusieurs centaines, à la sueur de la paillasse, des claviers d’ordinateurs, des discussions animées et des échanges de mails. Les données s’accumulent, les figures se peaufinent, les phrases se négocient. Puis vient le choix de la revue, l’envoi du manuscrit, l’attente - parfois longue - des retours. Les commentaires des relecteurs arrivent, les corrections s’enchaînent. Et enfin, l’embargo prend fin : la publication est… publiée !
Pour la communauté des chercheuses et chercheurs, le quotidien reprend… une prochaine publication en ligne de mire.
Pour celle qui vient d’être publiée, en revanche, la vie ne s’arrête pas là. Loin de là.
Commence alors le temps de ce qui est appelé l’indexation. La publication, comme des milliers d’autres, est décrite, identifiée, enregistrée et classée là où elle a été publiée - une plateforme d’éditeur ou une archive ouverte, Hal pour l’université de Bordeaux par exemple. A partir de là, elle devient repérable non pas par son texte intégral, mais par ses métadonnées.
Une métadonnée, c’est quoi ? C’est une information qui décrit une autre information. Pour un article scientifique, il s’agit par exemple du nom des auteurs, de leur affiliation, du titre de la publication, des mots-clés, de la date de parution, de la revue ou encore des citations associées.
Et là vient le moissonnage. Oui, la métaphore est bien agricole. Comme lors d’une récolte, des outils vont parcourir automatiquement les plateformes pour ne récupérer que les informations descriptives - les métadonnées - qui peuvent être comprises et réutilisées par d’autres systèmes.
Ces métadonnées sont alors reprises par de grandes bases de données scientifiques telles que Scopus, Web of Science, OpenAlex ou Google Scholar. Elles y sont ensuite réindexées, c’est-à-dire intégrées, organisées et classées selon les règles propres à chacune de ces bases, afin de rendre les publications recherchables, comparables et analysables. Et là, à des milliers de kilomètres, une chercheuse ou un chercheur intéressé par cette publication peut la retrouver, la lire… et décider de contacter son auteur ou autrice.
Mais parfois, c’est le drame. Une affiliation mal saisie, un laboratoire mal renseigné, des métadonnées incomplètes… et la publication devient difficile à rattacher à la bonne personne, au bon laboratoire, au bon établissement.
Un levier de visibilité scientifique
« Les directions de laboratoire peuvent nous demander d’établir leur bibliométrie », explique Marion Braud, chargée de la visibilité et d'analyse des publications à la Direction de la documentation de l’université. C’est-à-dire faire la mesure de la production scientifique à partir des publications : nombre d’articles, citations, collaborations, impact, etc. « Et au moment de consolider les chiffres, surprise : certaines publications n’apparaissent pas. En cause, le plus souvent, une signature incomplète ou non conforme d’un membre de l’unité. » Quelles sont les conséquences ? Elles peuvent être multiples. Des publications manquantes, ce sont autant de travaux qui ne sont pas correctement rattachés à une unité, à un établissement ou à un collectif scientifique. Car la signature d’une publication ne se limite pas à quelques mots sous un nom. En alimentant les bases de données nationales et internationales, elle contribue directement à la production des indicateurs utilisés pour piloter et évaluer la recherche. Ces indicateurs servent ensuite de base à de nombreux processus : évaluations scientifiques, attribution de financements, classements, rapports d’activité… et, parfois, trajectoires professionnelles des scientifiques.
Bref, la signature n’est pas un détail. C’est un levier majeur de visibilité scientifique. Pour cela, l’outil indispensable, c’est le générateur de signature. À utiliser pour signer ses publications… et aussi à transmettre à ses co-auteurs pour s’assurer que toute publication collaborative soit correctement rattachée ! En place depuis 2022, il n’est pas encore devenu le réflexe de toutes et tous. Pourtant, quelques secondes suffisent pour que l’histoire d’une publication se termine… par une belle visibilité.
Signature en une ligne : la norme actuelle
La plupart des éditeurs, mais aussi le CNRS, Inserm, INRAE, etc. privilégient une ligne unique, regroupant :
Univ. Bordeaux, EPST, acronyme & n° de l’unité, code postal, Ville, France
Lorsque d’autres établissements (Bordeaux INP, Bordeaux Montaigne, Sciences Po Bordeaux, Bordeaux Sciences Agro…) sont aussi tutelles, une deuxième ligne est ajoutée.
Le générateur de signature des publications scientifiques ou comment signer sans effort
👉Connectez-vous via votre ENT, tapez le nom ou le sigle de votre laboratoire et vous obtenez les signatures normalisées correspondant à votre situation (tutelles, EPST, localisation…).
Un seul réflexe à adopter : utiliser cet outil avant toute soumission.
Les 7 règles d’or (à conserver près de son clavier)
- Utilisez “Univ. Bordeaux” — pas “Université de Bordeaux”, pas “Bordeaux University”
- Mentionnez toutes les tutelles obligatoires de votre unité
- Indiquez l’unité de recherche (acronyme + n°)
- Ne traduisez aucune affiliation
- Adresse postale simple : F-XXXXX Ville, France
- Séparez les éléments par des virgules
- Et surtout : pas de financeurs dans la signature (ils vont dans les remerciements)
⚠️ Cas particuliers (parce qu’il y en a toujours) :
- Appartenance à un institut (ISVV, ISPED, IHU Liryc…)
Vous pouvez ajouter la mention de l’institut dans la ligne Univ. Bordeaux. - Personnel hospitalo-universitaire ou hospitalier
Ajouter une ligne spécifique CHU de Bordeaux :
Prénom Nom 1,2
1 Univ. Bordeaux, EPST, labo, n° unité, F-XXXXX Ville, France
2 CHU de Bordeaux, Service, F-XXXXX Ville, France - Auteur de correspondance
Vous pouvez ajouter l’adresse postale complète avec le cedex.