FAQ télétravail

Principes du télétravail

Qui peut bénéficier du télétravail ?

Le télétravail désigne « toute forme d'organisation du travail dans laquelle les fonctions qui auraient pu être exercées par un agent dans les locaux de son employeur sont réalisées hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».
Il s'adresse aux personnels titulaires et contractuels BIATSS - bibliothécaires, ingénieurs, administratifs, techniques, sociaux et de santé.

Ne sont pas concernés par le télétravail :

• les fonctionnaires stagiaires, hors personnels disposant d’une ancienneté de service de plusieurs années au sein de l’université lauréats de concours,
• les personnels en contrat aidé ou d’insertion (CUI – CAE),
• les apprentis,
• les étudiants sous contrat,
• les doctorants contractuels.

Il peut avoir lieu uniquement au domicile de l'agent.

De par la nature de leurs missions, les personnels enseignants, enseignants-chercheurs, hospitalo-universitaires peuvent travailler à distance et télé-enseigner.

Quelles sont les activités qui ne peuvent pas occasionner du télétravail ?

• accueil physique des usagers ou des personnels,
• accomplissement de travaux portant sur des documents confidentiels ou données à caractère sensible, dès lors que la confidentialité de ces documents ou données ne peut être assurée en dehors des locaux de travail,
• manipulation d’actes ou de valeurs,
• accomplissement de travaux nécessitant l’utilisation de logiciels ou d’applications faisant l’objet de restrictions d’utilisation à distance,
• activités nécessitant l’utilisation de matériels scientifiques ou technologiques spécifiques (matériels de laboratoires, d’atelier…),
• activités se déroulant par nature sur le terrain ou en présentiel (soins à apporter aux animaux…).

Comment s'organise le télétravail ?

Le télétravail est accordé par le N+1 en tenant compte de plusieurs aspects :

• évaluer si les activités et missions peuvent être effectuées en télétravail,
• tenir compte des bénéfices pour la personne qui le sollicite,
• tenir compte des incidences sur l'organisation et le bon fonctionnement d'une équipe.

À l'université, le télétravail peut être sollicité entre 0,5 et 3 jours par semaine. Il est possible de choisir des jours de télétravail fixes, flottants ou de combiner les deux.
Par exemple : vous avez une journée de télétravail fixe tous les mardis, et vous disposez d'un jour flottant par semaine. Vous pouvez, avec l'accord de votre responsable, le fixer le mercredi, et la semaine suivante, le jeudi, selon l'organisation du service et de votre activité.

Le positionnement des jours de télétravail peut tenir compte des périodes de pic d'activités et être dans ce cas suspendu.
Votre N+1 peut imposer un temps non télétravaillé à la semaine ou au mois notamment en vue de maintenir le bon fonctionnement du service et la cohésion d'équipe.

A noter

• le télétravail est compatible avec des aménagements du temps de travail sur 4,5 jours sur une semaine et 9 jours sur 2 semaines, toujours sous réserve des nécessités de service et sur accord du N+1.
• il est «réversible» : à tout moment et par écrit, le télétravailleur peut y mettre fin. L'employeur aussi peut y mettre fin en cas de nécessités de services motivées.

Comment s'organise le télétravail dérogatoire ?

Le télétravail peut déroger aux règles «classiques» (par exemple, être autorisé au-delà de 3 jours par semaine) dans l'objectif :

• d'adapter et d'aménager l'organisation du travail à un personnel tout en maintenant et garantissant la continuité de service,
• ou de faire face à une situation spécifique empêchant l'accès au lieu de travail et garantissant la continuité de service.

Il existe plusieurs situations de télétravail dérogatoire :

1. Pour raison de santé, situation de handicap
   Ce télétravail est prescrit par le médecin du travail pour prévenir toute aggravation de l'état de santé, pour une durée maximum de 6 mois (renouvelable sur nouvel avis) et jusqu'à 5 jours par semaine.
   
   Sur le fondement de cette prescription, le n+1 organise le télétravail avec le personnel bénéficiaire en lien, si nécessaire, avec le service de santé au travail et la direction des systèmes d'information (équipement ou mobilier spécifique...).
   
   Le médecin du travail peut imposer des jours de télétravail (par exemple, tous les mardis et jeudis) uniquement si cela est lié à une nécessité médicale de type soin à domicile.
   
   Il est à noter que cette organisation de télétravail ne se substitue pas au congé maladie.
2. Durant une grossesse
   Une femme enceinte peut demander à télétravailler en dérogeant aux modalités classiques d'exercice du télétravail, notamment si cet ajustement de l'organisation du travail permet un maintien au travail de nature à améliorer ses conditions de travail.
   
   La demande se fait auprès du responsable hiérarchique (N+1) sans requérir l'avis préalable du médecin du travail.
   
   Il est à noter que cette organisation de télétravail ne se substitue pas au congé maladie ou au congé maternité.
3. En cas de situation exceptionnelle perturbant l'accès sur site ou au service
   En cas de difficulté d'accès au site ou service (travaux...), il appartient à la ligne hiérarchique du service concerné d'effectuer un signalement auprès de la direction de l'université en contactant le pôle administration générale et ressources humaines pour obtenir auprès du président de l’université une autorisation de mise en place exceptionnelle et dérogatoire de télétravail.

Est-il possible de télétravailler alors qu'on ne dispose pas d'un bureau à domicile, d'une pièce spécifique ?

Oui, car il convient à minima de disposer d'un espace de télétravail à son domicile.

Toutefois, cet espace doit être pleinement compatible avec l’exercice d’une activité professionnelle : permettre de s’installer confortablement et exclure toute source de dérangement ou de distraction (intrusion de l'entourage, etc.)

> Consultez les recommandations de la préventrice hygiène et sécurité et de l'infirmière du travail concernant l'aménagement de l'espace de travail

Comment est versée l'indemnité télétravail ?

Dans la fonction publique d’État, une indemnité a été créée en vue d'indemniser le télétravail.

À compter du 01/01/2025, vous devez renseigner vos jours de télétravail sur l'application Hamac. L’indemnité de télétravail sera versée (dans la limite du plafond annuel) en fonction de ce qui est renseigné et validé par votre N+1 sur Hamac.

L'indemnité est versée sous forme de forfait 4 fois par année civile.

Calendrier de mise en paiement de l'indemnité pour l'année universitaire 2024 / 2025

À noter
En cas d'anomalie de paiement, des demandes de régularisation peuvent être faites auprès de la référente télétravail via un ticket GLPI rubrique : télétravail.

Est-il possible de suivre le télétravail depuis l'application Hamac ?

La saisie et la validation de la demande de télétravail sur le portail « Mes démarches » est un préalable à l'ouverture des droits au télétravail sur Hamac.

Les jours de télétravail devront être validés sur Hamac à chaque fin de trimestre pour permettre le versement de l'indemnité de télétravail.

Rôle des personnels d'encadrement

Quel est le rôle du N+1 dans le télétravail ?

Étant la personne qui connaît le mieux les réalités de travail de son service / bureau et de ses collaborateurs, il lui appartient d'autoriser ou non le télétravail et de l'organiser au sein de son équipe.

• Avant d'accorder toute autorisation de télétravail individuelle, il organise un temps d'échange en équipe pour poser les règles du collectif et du service,
• Il convient d'un temps d'échange individuel pour chaque collègue demandeur du télétravail, afin d'apporter son avis sur la demande et de convenir des objectifs et de l'organisation de l'activité,
• Il valide le formulaire de télétravail sur le portail « Mes démarches »
• Il organise, régule et accompagne le télétravail en individuel et au sein de l’équipe - adaptation des processus et modes de communication.

La décision d'autoriser le télétravail ne relève ni de la DRH, ni de la référente télétravail (direction de l'action sociale et de l'innovation sociétale), ni de la Direction générale des services, sauf en cas de situation exceptionnelle perturbant l'accès au site ou au service.

Quel est le rôle du directeur / responsable de structure (pôle, collège...) ?

Responsable de l'animation de sa ligne managériale, il apporte une régulation en concertation avec les cadres pour assurer la cohérence globale de l'organisation de sa structure.

Comment est réalisé le recensement du télétravail ?

Depuis le 1er janvier 2025 le recensement du télétravail est réalisé via une extraction de Hamac à chaque fin de trimestre pour le versement, deux mois plus tard, de l'indemnité de télétravail.

La saisie et la validation de la demande de télétravail sur le portail « Mes démarches » est un préalable à l'ouverture des droits sur Hamac pour déclarer les jours de télétravail.

Les jours de télétravail devront être déclarés et validés par le N+1 sur Hamac à chaque fin de trimestre pour permettre le versement de l'indemnité de télétravail.

Équipements et bonnes pratiques en télétravail

Quels sont les équipements et services mis à la disposition des télétravailleurs ?

Un matériel standard adapté à des activités sédentaires constitué d’un poste de fixe de type all in one – 24 pouces installé au domicile du télétravailleur et un ordinateur fixe sur le lieu de travail
OU
Un matériel standard adapté à des activités nomades constitué d’un ordinateur de type portable – 14 pouces remplaçant sur le lieu de travail l’ordinateur fixe, d'une station d’accueil, un écran avec clavier/souris. La station d’accueil, l’écran avec clavier/souris sont aussi mis à disposition au domicile.
ET
des services numériques, licence et abonnements, paramétrage, mise à disposition de la solution de téléphonie (MiCollab), d’un accès au réseau privé virtuel (VPN), et aux données professionnelles à partir des espaces partagés.

Demander à être équipé en télétravail

Après validation du télétravail par le N+1 et si besoin, vous pouvez formuler une demande d'équipements à partir du portail « Mes démarches » et joindre le formulaire dans votre ENT, dans le menu Services en ligne, rubrique Demande et suivi d’assistance à partir de la catégorie Postes informatiques et Éléments liés.

Votre demande doit être accompagnée du formulaire de demande d’acquisition de postes de travail et / ou de matériels péri-informatiques complété et validé par votre N+1

À noter
Dans l'attente d'être équipé par la direction des systèmes d'information (DSI), il est possible de télétravailler avec son matériel personnel. Cependant ce dernier ne pourra pas être équipé d'un VPN permettant l'accès au réseau sécurisé de l'université.

Est-il possible de relier une imprimante personnelle à un ordinateur professionnel ?

La DSI n'assure pas de service de support portant sur l'installation d'équipements personnels sur les postes professionnels des personnels.

En télétravail, je rencontre un problème avec mon matériel informatique, que faire ?

En cas d’incident, une assistance est à votre disposition par ticket GLPI (catégorie Poste de travail) ou au 05 40 00 22 22.

Quand une intervention physique sur le poste s'avère nécessaire, ou que le matériel est défectueux, il convient de le rapporter sur le lieu habituel de travail dans les locaux de l'université pour réparation ou remplacement éventuel.

Comment m'assurer que je dispose d'une bonne connexion internet pour bien télétravailler ?

Afin d’éviter des problèmes de performance dans les activités télétravaillées, il est nécessaire de disposer d’une connexion internet haut débit au domicile  - un débit minimum de 5 Mb/s en réception et 0.3 Mb/s en émission.

Pour tester votre connexion internet à domicile, allez sur https://www.nperf.com/fr/ et lancez le test de débit web.

Quels sont les prérequis nécessaires à l'autorisation de télétravail?

En tant que personnel souhaitant télétravailler, je dois :

• exercer une ou plusieurs activités éligibles, c'est-à-dire totalement réalisables en télétravail,
• avoir réfléchi aux impacts du télétravail sur ma propre organisation ainsi que sur celle de mes collègues,
• être autonome dans mon travail,
• respecter les prérequis techniques, informatiques, de sécurité et RH prévus par la règlementation,
• disposer d'une connexion internet et d'un espace de travail adaptés,
• me renseigner sur les bonnes pratiques d'organisation du travail et de l'espace de travail consultables sur la page intranet télétravail.

En tant que manager, je dois :

• avoir réfléchi aux impacts du télétravail sur ma propre organisation, celle de mon équipe, en terme d'adaptation des processus, des outils, du travail en mode mixte (présentiel et à distance),
• avoir organisé un temps d'échange collectif pour fixer les règles et les repères de travail,
• organiser des temps d'échanges individuels avec les personnels souhaitant télétravailler,
• me renseigner sur les bonnes pratiques de management en télétravail en m'appuyant sur les ressources pratiques mises à disposition sur la page intranet télétravail.

Comment s'assurer de télétravailler dans de bonnes conditions?

1/ Délimiter le temps de travail et le temps personnel

• s'assurer de déconnecter du travail le soir et sur les temps de pause (ne pas suivre sa boîte mail ni rallumer son ordinateur...),
• respecter ses horaires de travail, éviter l'empiètement de la vie pro sur la vie privée, et inversement, créer à cet effet des rituels (rangement des dossiers...),
• éviter les sources de distraction, choisir des jours où l'on peut travailler dans de bonnes conditions à domicile et sans être dérangé(e), notamment par l'entourage.

2/ Lister des priorités et définir des objectifs

• lister ses objectifs et ses priorités à la journée et à la semaine, en se fixant un planning réaliste et en tenant compte du fait qu'une journée de travail comprend 10 à 30% de temps d'aléas et imprévus,
• organiser son travail en séparant les tâches par blocs de 30 mn ou 1h (par exemple, 1h en début de matinée et d'après-midi dédiés à au traitement des mails...)

Gardez à l'esprit que la tendance humaine est la suivante  :

• faire d'abord les tâches faciles et urgentes avant les tâches importantes et complexes,
• faire d'abord les activités que nous aimons,
• faire les tâches qui se présentent les unes à la suite des autres sans les prioriser et les organiser dans le temps.

3/ Faire un bon usage des outils de travail et faire preuve de bienveillance

• s'assurer d'utiliser les outils adaptés aux différents modes d'échanges professionnels : l’email sera, par exemple, utilisé dans telle ou telle situation, la visio choisie pour certaines réunions, le chat sera utilisé pour tel ou tel type d’information et le sms réservé aux urgences…
• faire preuve de bienveillance dans tous ses échanges, en tenant compte du fait que l'échange écrit peut parfois susciter des incompréhensions et générer des quiproquos dans le travail.

4/ Éviter les mauvaises postures, bouger

• éviter d'adopter de mauvaises postures et réflexes et aménager son espace de manière à bien travailler,
• éviter de rester statique et s'accorder des pauses pour s'étirer ou varier les postures, en se plaçant debout pour téléphoner par exemple,

> En savoir plus sur l'aménagement de travail chez soi, les bonnes postures, etc.

Est-il possible d'organiser un rendez-vous professionnel à domicile ?

Il est uniquement possible de convenir de temps d'échange à distance, par téléphone ou via l'utilisation des services de visio ou web conférence. Les rendez-vous en présentiel doivent être organisés dans les locaux de l'université.

Est-il conseillé d'amener des dossiers / documents papier ?

Uniquement si ces documents ne présentent pas de données confidentielles et individuelles.

Où stocker les fichiers numériques en télétravail ?

Les informations et fichiers professionnels doivent être conservés dans les espaces partagés mis à disposition par la DSI.

La conservation de fichiers sur le poste de travail est à exclure car le risque de perdre vos données est très élevé en cas de dysfonctionnement / bug de votre ordinateur.