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Élections au sein de l'université
Mise à jour le :
Préparez et organisez vos élections en toute sérénité grâce à l’accompagnement de la DAJ, qui coordonne chaque étape du processus électoral.
Organisation des élections à l’université
La Direction des affaires juridiques (DAJ), et plus particulièrement le Service institution, actes administratifs et données personnelles, vous accompagne à chaque étape du processus électoral. Elle organise un suivi des échéances, anime des réunions hebdomadaires avec les référents des structures et coordonne les différents services concernés (PPE, DSI, RH, imprimerie, DCom…).
Étape 1 : Calendrier électoral
La Direction des affaires juridiques assure un suivi des élections à l'université :
- Environ deux à trois mois avant la fin des mandats, la DAJ contacte les structures concernées pour organiser les élections.
- Une date d'élections est déterminée avec les structures concernées.
- La DAJ informe les structures des différentes étapes d'organisation de ces élections.
Malgré ce suivi, la DAJ n'est pas à l'abri d'oublier une élection, n'hésitez pas à la contacter !
Étape 2 : Décision d'organisation
La DAJ envoie aux structures une trame de décision à compléter. La décision est ensuite :
- Renvoyée à la DAJ pour signature.
- Soumise au Comité électoral consultatif (CEC).
- Publiée par les services de la DAJ.
- Communiquée aux structures concernées.
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Étape 3 : Communication
Dès publication de la décision portant organisation des élections, la composante peut communiquer auprès des électeurs et électrices.
Des gabarits de mails sont fournis pour informer les électeurs et électrices à chaque étape :
- Publication de la décision d’organisation
- Affichage des listes électorales
- Dates de dépôt des candidatures
- Affichage des candidatures recevables
- Jour du scrutin
- Affichage des résultats
Étape 4 : Élaboration des listes électorales
Les listes électorales sont élaborées par les services centraux suite aux réunions d’organisation de la DAJ.
- Pour les personnels : élaboration par les services RH
- Pour les usagers : élaboration par les services de la DSI
Ces listes électorales sont ensuite envoyées aux composantes pour vérification. Elles sont publiées sur l'ENT par la DAJ et publiées sur site par les composantes.
Étape 5 : Dépôt et éligibilité des candidatures
Formulaires à mettre à la disposition des délégués de listes :
- Formulaire de candidature de liste
- Déclaration individuelle complétée et signée (signature manuscrite obligatoire)
- Pour le service un accusé de réception
- Guide des conditions d’éligibilité
- Tableau à remplir avec les noms des personnes candidates et à renvoyer à la DAJ s'il y a des difficultés
- Modèle de bulletin de vote
Étape 6 : Modalités d’organisation du scrutin
Selon les modalités retenues, le scrutin peut se dérouler soit par vote à l’urne, soit par vote électronique. Chaque configuration implique des démarches spécifiques pour les composantes concernées. Voici les consignes pratiques à suivre dans chacun des cas.
Vote à l'urne
Le vote à l’urne nécessite une organisation matérielle spécifique, à anticiper en lien avec les services logistique, imprimerie et les référents de site.
- Réserver les salles pour les bureaux de vote
- Commander auprès de la logistique : Urnes, isoloirs, poubelles…
- Envoyer les demandes d’impression (bulletins, enveloppes n°1) à l’imprimerie centrale
- Prévoir les repas pour les agents mobilisés (sur budget de la composante)
- Mettre à disposition :
- Formulaire de procuration (mandant/mandataire)
- Tableau de suivi à reporter dans les listes d’émargement
- Coordonnées des référents logistique et imprimerie par site
Vote électronique
Le vote électronique repose sur un dispositif sécurisé, sans mobilisation physique de bureaux de vote.
- Pas de procuration possible
- Pas de bureau de vote matériel : des kiosques électroniques sont déployés sur les campus. Une note d’information est envoyée aux électeurs et publiée sur le site
- Le scrutin s’étale sur plusieurs jours :
- Début : scellement des systèmes
- Fin : descellement, en présence des membres du bureau
- Le dépouillement a lieu à l’issue du descellement
- La proclamation des résultats est assurée par la DAJ