Direction des archives - données et documents d'activité
Campus Peixotto, Domaine du Haut-Carré, bâtiment C4, rez-de-chaussée Bureau des archivistes (bur. 17)
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Les archives à l'université
Mise à jour le :
L’université de Bordeaux produit et reçoit des données et documents d’activité qui sont, au sens de la loi, des archives de nature publiques, dès leur origine. Elle est responsable de leur bonne gestion.
Les archives sont l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par […] tout service ou organisme public [...] dans l'exercice de leur activité (Code du patrimoine L211-1).
La conservation des archives publiques est organisée dans l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, que pour la documentation historique de la recherche.
Elles peuvent être dites « courantes » (affaires en cours de traitement), « intermédiaires » (à valeurs juridique et/ou administrative) ou « définitives » (à valeur historique uniquement). Les archives courantes et intermédiaires sont les données et documents d'activité. En fonction de leur positionnement dans ce « cycle de vie », les archives se voient soumises à une législation ainsi qu’à des modalités de gestion spécifiques.
L’université de Bordeaux produit et reçoit des archives publiques ; ces archives sont imprescriptibles, inaliénables et protégées par un corpus de textes légaux et réglementaires importants.
L’établissement est responsable de la bonne gestion de ses archives : à ce titre, il est soumis au contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives publiques.
Les archives constituent également un outil de gestion indispensable au bon fonctionnement de l’administration car elles sont nécessaires à la continuité du service public, témoignent des actions, permettent aux usagers de justifier de leurs droits et apportent les informations fiables nécessaires à la prise de décision.
Tous les personnels de l’université sont « producteurs d’archives », acteurs et responsables de l'archivage.
Le pilotage archivistique des données et documents d'activité publics de l’université de Bordeaux et les acteurs internes de l’archivage
Le processus d’archivage commence à la création du document ou de la donnée ; il doit être intégré et faire partie prenante des processus métier de chacun.
Les producteurs d’archives disposent de relais au sein de leurs services pour obtenir les informations et aides nécessaires et/ou faire remonter demandes, besoins et informations :
- Les référents « archives »,
- Les cadres de l’établissement.
- Au sein de l’établissement, la Direction des Archives universitaires est chargée du contrôle, de la gestion et de la conservation des archives, dans le respect de la réglementation en vigueur. En tant que service support, elle met en œuvre la Politique d’archivage de l’université, pilote le système fonctionnel d’archivage, coordonne et anime le réseau des référents « archives ».
- Le Comité de pilotage de la gouvernance des données et documents d'activité publics de l'établissement pilote la politique d’archivage de l’université, défini les grandes orientations et décident des choix stratégiques de l’établissement. Il est dirigé par la vice-présidente en charge du conseil d'administration.
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