Direction des Archives universitaires
Campus Peixotto, Domaine du Haut-Carré, bâtiment C4, rez-de-chaussée Bureau des archivistes (bur. 17)
05 40 00 30 18
archives-universitaires%40u-bordeaux.fr
Processus d'archivage
Mise à jour le :
Rôles et relations des producteurs d'archives et de la Direction des Archives - Données et Documents d’activité.
- Tous les personnels universitaires sont acteurs de l’archivage et interviennent selon leurs rôles au sein du processus d’archivage.
- Le processus d’archivage permet notamment aux services de verser auprès de la Direction des Archives - Données et Documents d’activité les données et documents qui ne sont plus utiles aux activités quotidiennes, et d’assurer le moment venu leur destruction dans le respect de la loi.
Ce sont en premier lieu les agents de l’établissement qui assurent la gestion des données et documents d’activité publics (autrement dits « archives courantes et intermédiaires ») générés par les missions de l’université.
Le Règlement général d’archivage a pour but de présenter l’organisation et les procédures interne de l’archivage à l’université de Bordeaux. Réalisé à destination des producteurs d’archives (l’ensemble des agents), il expose les modalités pratiques de gestion des données et documents publics produits et reçus par les services et entités de l’établissement, tout au long du processus d’archivage (dès la création de la donnée ou du document). Il figure en annexe du règlement intérieur.
La direction des Archives universitaires propose également une formation en ligne sur le thème de la gestion des données et documents publics dans les bureaux (par le biais du plan de formation annuel des personnels), et met à disposition des fiches techniques thématiques (ou « guides de bonnes pratiques ») ainsi qu’un livret de sensibilisation « Mémento à l’usage des producteurs d’archives » (réédité chaque année universitaire), avec d'autres outils disponibles dans la rubrique dédiée.
Règlement général d'archivage de l'université de Bordeaux
Dernière mise à jour :
PDF - 929,97 KB
Contact
Détruire des données et documents d'activité
En France, la destruction des archives publiques / données et documents publics, est soumise à une procédure légale spécifique appelée « procédure d’élimination d’archives publiques ».
Toute destruction d'archives publiques réalisée en dehors de cette procédure est strictement interdite par la loi (Code Pénal : art. 121-3, 131-21, 131-26 et 27, 131-39, 226-13, 226-31, 314-1, 322-1 et 2, 432-15 et 16, 433-4. Code du Patrimoine : art. L214-1 à 5, L214-9, L214-10).
Cette procédure :
- repose sur l'obtention obligatoire d’un « visa d'élimination » (valant autorisation de destruction) délivré par l’Administration des Archives au titre du Contrôle Scientifique et technique de l’Etat sur les archives publiques,
- est mise en œuvre par l'archiviste universitaire (ressort exclusif), à partir d'un outil réglementaire : le bordereau d'élimination d'archives publiques.
- Demander la mise en œuvre d’une procédure d’élimination d’archives publiques
Verser des données et documents publics à un service d’archives public
Lorsqu’on a plus besoin de certaines données, certains documents, dans son service, sa structure, ceux-ci peuvent être transférés à la Direction des Archives – Données et Documents d’activité. Ce transfert est un « versement d’archives.
Demander le versement de documents papier
Télécharger le bordereau de versement d’archives des Archives universitaires :
Page de garde : Format Word | Format LibreOffice
Intercalaire : Format Word | Format LibreOffice
Demander le versement des données et documents électroniques ou déployer l’archivage électronique dans un processus métier
Une fiche d'expression des besoins pour l'archivage électronique doit être préalablement remplie et jointe à toute demande de prise en charge. Elle est à soumettre directement à la Direction des Archives universitaires ou via ticket GLPI (Systèmes d'information > Stratégie et Pilotage > Archivage UB).