Processus d'archivage

Ce sont en premier lieu les agents de l’établissement qui assurent la gestion des données et documents d’activité publics (autrement dits « archives courantes et intermédiaires ») générés par les missions de l’université.

Le Règlement général d’archivage a pour but de présenter l’organisation et les procédures interne de l’archivage à l’université de Bordeaux. Réalisé à destination des producteurs d’archives (l’ensemble des agents), il expose les modalités pratiques de gestion des données et documents publics produits et reçus par les services et entités de l’établissement, tout au long du processus d’archivage (dès la création de la donnée ou du document). Il figure en annexe du règlement intérieur.

La direction Archives - Données et Documents d'activité propose également une formation en ligne sur le thème de la gestion des données et documents publics dans les bureaux (par le biais du plan de formation annuel des personnels), et met à disposition des fiches techniques thématiques (ou « guides de bonnes pratiques ») ainsi qu’un livret de sensibilisation « Mémento à l’usage des producteurs d’archives » (réédité chaque année universitaire), avec d'autres outils disponibles dans la rubrique dédiée.

Détruire des données et documents d'activité

En France, la destruction des archives publiques / données et documents publics, est soumise à une procédure légale spécifique appelée « procédure d’élimination d’archives publiques ».

Toute destruction d'archives publiques réalisée en dehors de cette procédure est strictement interdite par la loi (Code Pénal : art. 121-3, 131-21, 131-26 et 27, 131-39, 226-13, 226-31, 314-1, 322-1 et 2, 432-15 et 16, 433-4. Code du Patrimoine : art. L214-1 à 5, L214-9, L214-10).

Cette procédure :

• repose sur l'obtention obligatoire d’un « visa d'élimination » (valant autorisation de destruction) délivré par l’Administration des Archives au titre du Contrôle Scientifique et technique de l’Etat sur les archives publiques,
• est mise en œuvre par l'archiviste universitaire (ressort exclusif), à partir d'un outil  réglementaire : le bordereau d'élimination d'archives publiques.
• Demander la mise en œuvre d’une procédure d’élimination d’archives publiques

Verser des données et documents publics à un service d’archives public

Lorsqu’on a plus besoin de certaines données, certains documents, dans son service, sa structure, ceux-ci peuvent être transférés à la Direction des Archives – Données et Documents d’activité. Ce transfert est un « versement d’archives.

Demander le versement de documents papier

Télécharger le bordereau de versement d’archives des Archives universitaires :

Page de garde : Format Word | Format LibreOffice
Intercalaire : Format Word | Format LibreOffice

Retrouvez la procédure dans le règlement général des archives ou contactez la DADD.

Demander le versement des données et documents électroniques ou déployer l’archivage électronique dans un processus métier

Une fiche d'expression des besoins pour l'archivage électronique doit être préalablement remplie et jointe à toute demande de prise en charge. Elle est à soumettre directement à la DADD ou via ticket GLPI (Systèmes d'information > Stratégie et Pilotage > Archivage UB).

Avoir accès aux documents conservés par la Direction Archives - Données et Documents d'activité.

Faire une demande de consultation ou de prêt d’un document, d’un dossier, conservé par la DADD.