Accueillir un nouveau personnel

Mise à jour le :

Que vous soyez responsable hiérarchique, encadrant dans une structure de recherche, dans une composante de formation, ou au sein d’un pôle administratif, votre implication est déterminante dans le processus d'accueil de nouveaux personnels enseignants-chercheurs, enseignants, chercheurs ou BIATSS, titulaires ou contractuels.

En tant qu’encadrant académique ou administratif, vous avez la responsabilité de mettre en place les conditions nécessaires pour que votre nouveau personnel puisse prendre ses marques  efficacement, tout en prenant en compte les spécificités de votre service, département ou laboratoire.

L’université place l’accueil des personnels au cœur de ses priorités, en tant qu’enjeu majeur favorisant leur bonne intégration, leur fidélisation et leur engagement autour d’une vision partagée.

Un accueil personnalisé, pensé en amont de l’arrivée, est votre meilleur atout pour assurer une intégration durable de votre nouvelle recrue.

Chaque membre du personnel doit pouvoir bénéficier d’une intégration de qualité, qu'il s'agisse d’enseignants-chercheurs, enseignants, chercheurs ou personnels BIATSS, qu'ils soient titulaires ou contractuels.

Les essentiels de l’accueil à l’université

L’arrivée dans de nouvelles fonctions est un moment clé dans le parcours de tout nouveau personnel et la notion d’accueil imprègne plusieurs niveaux qui vont au delà du processus de recrutement et des premières formalités administratives. Un accueil réussi repose sur :

 

  • une logique d’intégration progressive en plusieurs étapes clé : avant l’arrivée, dès le premier jour, puis tout au long de sa première année.
  • une mise en place matérielle efficace (poste de travail, outils informatiques, accès aux ressources) et un accompagnement humain structuré. Il s’agit de créer un environnement à la fois chaleureux et organisé, propice à une prise de poste sereine.
  • une communication privilégiée : échanges réguliers, disponibilité pour répondre aux questions, moments dédiés à l’intégration. Ces actions renforcent le lien avec le nouveau personnel et son collectif de travail et favorisent un sentiment d’appartenance dès les premiers jours.
  • une inscription anticipée aux formations métiers et programmer d'établir un plan de formation individualisé. A noter que pour les formations "finances et comptabilité", vous avez la possibilité de vous inscrire à la place de votre nouvel recrue dans Formaction en précisant le motif afin de lui réserver une place. Attention cependant, l’absentéisme et les désistements tardifs privent un collègue de l’opportunité d’y participer. Cette inscription engage la  présence du collègue.

Un temps d'accueil dédié : mardi 15 septembre 2026 - 14h

En plus de l'accueil organisé au sein de votre service/laboratoire/composante, un temps d'accueil dédié est organisé par l'université deux fois par an.

  • Le président de l'université y précisera la stratégie de l'établissement ainsi que les dispositifs RH.
  • Les nouvelles recrues pourront, dans un second temps, poser toutes les questions qu’elles souhaitent aux équipes présentes au sein du village d’accueil.

Le prochain temps d'accueil aura lieu le mardi 15 septembre 2026, de 14h à 16h30.

En tant que managers, vous pouvez encourager vos nouvelles recrues à participer à ce temps d’accueil.

S'inscrire au temps d'accueil

La boîte à outils de l'encadrant

L'accueil, une responsabilité partagée

À l’université, l’accueil d’un nouveau personnel ne repose pas uniquement sur le seul manager. En tant que manager, avec le soutien du gestionnaire RH et de l’équipe en place, vous contribuez à créer des conditions d’intégration réussies, à sécuriser les premiers pas du nouveau collègue et à faciliter son acculturation au sein de notre communauté universitaire.