Foire aux questions "Ma Programmation marchés"

Oui, techniquement. Toutefois, le profil RAF/Ordonnateur est déterminé par les droits attribués dans GFC Dépenses. Il nécessite de disposer des droits permettant la validation d'un engagement juridique (EJ).

En cas de difficulté liée à votre organisation, déposez une demande dans GLPI > 03bis Achats/Marchés > Assistance – Ma Programmation Marchés en précisant le blocage rencontré

Oui. Le demandeur peut créer un besoin pour le compte d'un prescripteur ou être lui-même le prescripteur.

Dans ce cas, il suffit de s'identifier comme prescripteur lors de la création du besoin (champ Contact) ou de modifier cette information ultérieurement dans Onglet Acteurs > Modifier le prescripteur.

Oui. Le rôle de prescripteur n'étant pas associé à un profil spécifique dans l'application, il peut être exercé par un demandeur. Une même personne peut donc cumuler les rôles de demandeur et de prescripteur.

Non. Toute personne disposant d'un identifiant et d'un mot de passe CAS de l'Université de Bordeaux peut accéder à l'application et créer un besoin.

Les modalités d’organisation (création des besoins, validations, etc.) relèvent ensuite des règles internes de chaque structure.

Les personnes susceptibles d'intervenir sur un dossier doivent être ajoutées dès la création du besoin dans Onglet Acteurs > Contacts secondaires. Seuls les utilisateurs associés au dossier pourront y accéder et intervenir.

• Les RAF ont accès à l'ensemble des demandes relevant de leur périmètre budgétaire.
• Les demandeurs et prescripteurs ne voient que les dossiers auxquels ils sont associés en tant qu'acteurs.

L'outil Ma programmation marchés est accessible à l'ensemble des utilisateurs disposant des droits d'accès nécessaires. Si vous ne pouvez pas y accéder et que vous souhaitez créer ou valider une demande de marché ou que vous ne trouvez pas un utilisateur dans la liste des contacts, nous vous invitons à déposer une demande via GLPI, dans la rubrique 03bis Achats/Marchés > Assistance – Ma programmation marchés, afin que votre compte soit créé et les droits d'accès associés vous soient attribués.

Le prescripteur ne dispose pas d'une visibilité sur les soldes budgétaires. Cette vérification relève du RAF (et de la Direction des finances lorsque le montant est supérieur ou égal à 100 000 €). Par ailleurs, dans le cadre d'un projet pluriannuel, certaines lignes budgétaires peuvent ne pas encore être créées lors de la phase « Besoin ». Une seconde validation budgétaire sera alors réalisée avant la notification du marché.

Un courriel automatique est adressé aux RAF concernés. Cette notification est envoyée uniquement si les notifications par courriel n’ont pas été désactivées dans les préférences de l'utilisateur.

Oui. Toute demande de marché supérieure à 25 000€HT doit faire l’objet d’un besoin enregistré dans l’outil Ma Programmation Marchés. Le circuit de validation varie selon le montant du besoin.

Pour les marchés compris entre 25 000 € et 60 000 € HT (fournitures, services et recherche) ou entre 25 000 € et 100 000 € HT (travaux), le besoin doit être créé dans ma programmation marchés, en suivant les étapes ci-dessous :

• Depuis Ma Programmation Marchés, créer un besoin.
• Renseigner une description précise du besoin dans le champ « Contexte de la demande » du formulaire. Si le nombre de caractères est insuffisant, compléter la description dans l’onglet « Activité ». Il est également possible de joindre un document Word en pièce jointe.
• Soumettre la demande dans le circuit de validation afin qu’elle soit prise en charge par la Direction des achats.
• Après la prise en charge de la demande par la Direction des achats, un numéro de marché vous sera communiqué.
• Télécharger alors le formulaire de marché, accessible depuis le module « Procédure » > onglet « Documents ».
• Compléter le formulaire de marché, puis le faire signer par le fournisseur et l’ordonnateur.
• Transmettre le formulaire signé à la Direction des achats depuis Ma Programmation Marchés : accéder au module « Procédures », sélectionner le numéro de procédure correspondant, puis déposer le formulaire signé ainsi que l’accusé de réception (AR) dans la rubrique « Activité ».

Cette procédure permet de centraliser le suivi du besoin et les documents associés dans Ma Programmation Marchés.

Il convient de renseigner l'organisation bénéficiaire du produit, du service ou des travaux.

La coche « Frais de publicité » est obligatoire dans l'application afin de permettre le traitement de la demande.

 Cette information est utilisée pour anticiper les éventuels frais liés à la publication des avis de marché. Chaque publication au Bulletin officiel des annonces des marchés publics (BOAMP) est facturée en unités de publication (UP).

Conformément au Guide de l'achat de l'Université de Bordeaux, les composantes doivent prévoir le budget correspondant aux frais de publication lorsque ceux-ci sont susceptibles d'être engagés.

Les frais de publication sont ensuite imputés sur la ligne budgétaire indiquée dans la demande de marché. Le paiement des unités de publication est avancé par le service logistique du site de Talence, puis refacturé aux composantes concernées selon la procédure en vigueur.

Dans l'attente d'une évolution de l'application, il convient de sélectionner un pays autre que France afin de poursuivre la création du fournisseur.

Non. Il appartient au demandeur de vérifier, avant toute création de besoin, si un marché existant répond déjà à son besoin.

Cette vérification peut être réalisée :

• dans le menu « Marchés » de Ma Programmation Marchés ;
• sur l'intranet Achats, dans la rubrique « Trouver un marché existant ».

Cette page recense l'ensemble des marchés en vigueur à l'Université de Bordeaux, classés par grandes thématiques. Elle permet d'identifier rapidement les marchés existants et de s'assurer de leur bonne utilisation dans le cadre des procédures d'achat.

Tant que le besoin est à l’état de brouillon, le demandeur peut modifier l’ensemble des champs du formulaire.

Dès que le besoin est soumis au circuit de validation, trois champs deviennent non modifiables :

• Code achat
• Montant estimé
• Organisation principale

En cas d’erreur sur l’un de ces champs, le besoin doit être abandonné et un nouveau besoin doit être créé.

Les supports de prise en main sont disponibles sur l'intranet, dans la rubrique « Mes premiers pas sur Ma Programmation Marchés » :

• Manuel utilisateur ;
• Vidéo de formation – Profil RAF/DF ;
• Vidéo de formation – Profil Demandeur ;
• Présentation – Rappel des fondamentaux des marchés.

Déposez une demande dans GLPI > 03bis Achats/Marchés > Assistance – Ma Programmation Marchés. Cette rubrique est dédiée aux questions, demandes d'assistance et signalements d'anomalies concernant l'application.

Oui, ce mail est une notification automatique de l’outil Ma Programmation Marchés.

Lorsqu’un besoin change de statut et requiert votre validation ou une intervention de votre part, un mail est automatiquement envoyé depuis l’adresse mail "postmaster@es4p.eu" 

Vous pouvez donc utiliser le lien indiqué dans le mail pour accéder à Ma Programmation Marchés et effectuer l’action demandée.

Comment reconnaître ce mail ?

Le mail de notification comporte notamment :

• Expéditeur : postmaster@es4p.eu
• Objet : OPC - Besoin requérant votre validation
• la mention du besoin concerné ;
• un lien permettant d’accéder au besoin dans l’application ;
• la signature Support NEQO.

Le message est généré automatiquement : merci de ne pas y répondre directement.

Exemple de mail reçu :

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Objet : OPC - Besoin requérant votre validation.

Expéditeur : postmaster@es4p.eu

 

Madame, Monsieur,

Le besoin suivant a changé de statut et requiert une action de votre part : "Libellé du besoin".

Cliquez ici pour valider ou questionner le besoin.

Si le lien ne fonctionne pas, veuillez copier-coller le lien suivant dans votre navigateur : https://ma-programmation-marches.u-bordeaux.fr/#/requirements/

En cas de besoin, n'hésitez pas à contacter le support NEQO.

 

Support NEQO

support@neqo.eu

Ce message a été généré automatiquement, merci de ne pas y répondre.

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