Foire aux questions

Seules les personnes ayant un IDNUM (adresse en @u-bordeaux.fr) peuvent se connecter à l'outil de réservation via le lien https://voyages.u-bordeaux.fr/ub.
- Pour les valideurs : aucune démarche préalable n'est nécessaire, leur compte étant déjà créé selon leurs habilitations dans GFC (ordonnateurs).
- Pour les chargés de voyages : aucune démarche préalable n'est nécessaire, leur compte étant déjà créé selon leurs habilitations dans GFC (droits de création d'EJ).
- Pour les voyageurs : environ 600 comptes de voyageurs actifs ont été transférés depuis l'outil de réservation de l'agence Veloce 21.
> Si vous disposez d'un compte actif et que vous êtes connectés via le SSO de l'université, vous aurez directement accès à votre compte en cliquant sur le lien d'accès à l'outil de réservation.
> Si vous ne disposez pas de compte voyageur, vous devrez compléter le formulaire de demande de création de compte voyageur via le lien suivant : https://voyages.u-bordeaux.fr/creationvoyageur (accessible aux utilisateurs GFC). Les informations enregistrées sur ce formulaire sont transmises le soir même et le compte voyageur est actif le lendemain sur l’outil de réservation.
- Pour les voyageurs invités extérieurs : aucune connexion possible pour des questions de sécurité, mais les chargés de voyages peuvent réserver pour ces voyageurs.

La structure concernée par le déplacement doit être sélectionnée dès le lancement de la recherche de voyage dans la rubrique "Politique de voyage ou raison du voyage". Une fois la/les prestation(s) sélectionnée(s), cliquez sur "Envoyer à un assistant" et sélectionnez votre/vos chargé(s) de voyages parmi la liste déroulante.

Si le dossier n'est pas conforme à la politique voyages, le chargé de voyages doit demander l'approbation du dossier à un valideur, qu'il sélectionne parmi la liste déroulante proposée.

- Les chargés de voyages peuvent saisir les informations d'un voyageur invité lors de chaque réservation. Attention, cette saisie n'emporte pas création d'un compte utilisateur. Le voyageur invité ne sera pas conservé pour d'autres réservations.
- Pour des invités récurrents, les chargés de voyages peuvent demander la création d'un compte voyageur via le formulaire de demande disponible sur la page intranet du marché (https://voyages.u-bordeaux.fr/creationvoyageur). Ces voyageurs invités n'auront toutefois pas accès à l'outil de réservation (réservé aux personnes ayant une adresse en @u-bordeaux.fr).

Seuls les utilisateurs disposant d’une adresse @u-bordeaux.fr peuvent accéder à eYoma.

Si vous rencontrez des difficultés de connexion à l'outil de réservation alors que votre profil est bien configuré, effacez le cache de votre navigateur internet.
Dans le navigateur Firefox, cliquez sur "Historique" puis "Supprimer l'historique récent".
Dans "Intervalle à effacer", sélectionner "tout", cochez l'ensemble des cases puis validez.
Cliquez sur le lien de connexion habituel puis identifiez-vous.

Pour le train, vous pouvez réserver plusieurs trajets simples dans un même dossier eYoma. Lancer d'abord une recherche d'aller simple, pré-réservez le trajet, puis ajoutez une autre prestation de train dans l'encard "Prestations" à droite du dossier.
Pour l'avion, la fonctionnalité "Multi-Destinations" est disponible pour l'instant pour deux vols.

Pour les demandes complexes avec plus de 3 segments de voyages, n’hésitez pas à utiliser le module "Demande offline" dans eYoma : la plus-value de l’agence vous permettra d’optimiser les coûts, même si des frais de gestion off line sont appliqués.

eYoma permet de réserver des trains internationaux en ligne : le contenu compagnies ferroviaires européenne (Renfe, Italo, Trenitalia, SBB, NS, Westbahn, RegioJet...). D’autres compagnies seront ajoutées progressivement (Deutsche Bahn , SNCB...) et sont déjà disponibles off line.

Dans un premier temps, vérifiez si les deux tarifs comparés sont identiques à l'instant T et en termes de prestation et de conditions tarifaires qui peuvent justifier une différence de prix.
Pour l'aérien : tarif non reboursable vs annulable/modifiable sans frais, classe de réservation, nombre de bagage inclus.
Pour l'hôtel : tarif non remboursable vs annulable sans frais à J-1, type de chambre, petit-déjeuner inclus ou non.
En cas de différence avérée, vous devez contacter l’agence de voyages, qui analysera le cas et s'alignera sur le tarif si cela est possible.

À noter pour l'hôtel : eYoma est branché à un agrégateur hôtelier qui regroupe les offres des centrales hôtelières comme Booking ou Expedia, ce qui nous permet de bénéficier d'une offre hôtelière complète dans le monde entier. L'agrégateur affiche donc le meilleur tarif trouvé, à l'instant T, parmi les centrales de réservations. Les hôteliers quant à eux, distribuent leurs tarifs sur plusieurs canaux : en direct au comptoir de l'hôtel, en direct sur leur site internet, sur les centrales de réservation, etc. Cependant, l'hôtelier reste libre dans sa stratégie commerciale et peut appliquer différents tarifs selon le canal utilisé. Si le tarif Booking est plus cher que le tarif proposé en direct sur le site de l'hôtelier, il sera plus cher sur eYoma.

L'agrégateur assure également :
1 - Prépaiement agence avec un contrôle qualité qui s'assure du règlement de la chambre 24h avant l'arrivée du missionnaire. Aucune avance de frais à engager.
2- Un numéro gratuit 24h/24 7J/7 présent sur le voucher (également en dehors des jours et horaires d'ouverture de l'agence) qui permet aux missionnaires de demander une assistance en cas de litige avec l'hôtelier :
- Problèmes au niveau de l'hôtel
- Problèmes avec l'hôtelier qui demanderait de nouveau un règlement sur place
- Un Service de relogement/délogement dans un autre établissement du même type sans frais pour le missionnaire.

Vous devez créer plusieurs dossiers de réservations :
- un dossier de réservation pour le voyage aller,
- et des dossiers de réservation différents pour le voyage retour.

L'agence peut réserver tous types d'hébergement (auberges de jeunesse, gîtes, camping…) dès lors que l’hébergement souhaité n’est pas disponible dans l’outil en ligne et que ce dernier accepte la prise en charge du règlement par l'agence.

Un référent pour les voyages de groupe est désigné au sein de l'équipe de conseillers voyages Amplitudes : Philomène est disponible à l'adresse email-dédiée u-bordeaux@amplitudes.com.

Le règlement des prestations du marché est réalisé via une "carte logée". Vous ne devez en aucun cas utiliser votre carte bancaire personnelle. Si besoin, vous pouvez mettre en relation le service support de l'agence avec l'établissement.

La politique voyage préconise une anticipation à 3 semaines minimum.
Mais attention :
- Les disponibilités de train sont maintenant de 2 mois, sauf période de vacances scolaires où les trains sont ouverts à la réservation jusqu’à 3 mois.
- Pour l’avion, une anticipation de 3 voire 6 mois ou plus est possible : le délai d’anticipation maximal dépend des compagnies aériennes.

Pour les trajets en France ou au départ de France, tous les billets de train sont envoyés par email à l'adresse renseignée dans votre profil eYoma, sous format e-billets. Ils sont également téléchargeable dans le dossier voyage eYoma.

Attention pour les OUIGO, les billets sont envoyés uniquement 4 jours avant le départ. Les billets ne sont pas téléchargeables dans eYoma.

Pour les trains internationaux hors France, les e-billets sont uniquement envoyés par email.

Les voyageurs ou les chargés de voyages qui ont réservé un billet TER peuvent le télécharger dans le dossier voyage eYoma.

Les trains OUIGO sont réservables en ligne dans eYoma.

Les prestations d'autocar longue distance sont pour l'instant réservables via le module "Demande Offline" dans eYoma, et ceux de la compagnie FlixBus seront prochainement réservables en ligne sur eYoma.

La facturation intervient à l'émission du billet (transports) ou du voucher (hôtel...). Si la commande est annulée avant la date de la prestation, un avoir est constitué.

Les solutions de transports de type UBER ou les hébergements de type AirBnB sont des plateformes destinées aux particuliers (BtoC) mais ne proposent pas de réponses pour les professionnels devant respecter les règles de la commande publique (BtoB).

En outre, elles n'offrent pas de garanties suffisantes en matière d'assurances et de responsabilité.
D'un point de vue comptable, il s'agit de plateformes intermédiaires ne permettant pas d’avoir l’acquit libératoire exigé par les finances publiques.

L'agence de voyages est disponible : De 08h00 à 19h00 du lundi au vendredi et de 9h00 à 13h00 et 14h00 à 18h00 le samedi.
Par email u-bordeaux@amplitudes.com et par téléphone 05 67 31 70 75.
En dehors des horaires d'ouverture, un service d'astreinte est disponible gratuitement uniquement par téléphone : 01 76 49 46 40.

Les transporteurs vont fluctuer leurs tarifs très rapidement. Les tarifs sont actualisés en temps réel par les fournisseurs et un temps de synchronisation dans eYoma peut être constaté.
Il est conseiller de pré-réserver les prestations avant de les confirmer pour limiter les fluctuations de prix.

Les lignes budgétaires sont mises à jour quotidiennement dans eYoma. Si une ligne est crée aujourd'hui, elle sera disponible dans eYoma demain.
Sont remontées les lignes budgétaires sur lesquelles sont positionnées des AE en fonctionnement et les opérations en cours de validité au jour de l'extraction.L'absence de la ligne budgétaire sur le site de réservation peut être due à l'absence de crédits sur la ligne au jour de la mise à jour de l'organigramme ou à une opération fermée.

La Direction des achats ne s'occupe pas du suivi de remboursement des frais de missions, il faut vous rapprocher de l'agence comptable.
Vous retrouverez l'ensemble des informations relatives à la gestion des missions sur la page intranet dédiée :
https://personnels.u-bordeaux.fr/Metiers/Finances-et-comptabilite/Depenses/Missions