Foire aux questions

Les demandes de création de nouvel utilisateur (chargés de voyages et voyageurs) doivent être transmises à l’agence, à l’adresse support%40veloce.travel en indiquant le type de profil (voyageur ou chargé de voyages), les noms, prénoms et courriel des personnes concernées.
Les chargés de voyages peuvent créer des profils « invités » directement depuis la page d’accueil dans l’outil.

Envoyer votre demande en remplissant le formulaire de modification des valideurs via GLPI dans la rubrique 03bis Achats/Marchés> 2-marché voyages.
Téléchargez le formulaire de modification des valideurs.

La liste des valideurs est disponible sur la page du marché voyages ou téléchargeable via ce lien.

Pour les personnes n'ayant pas d'adresse en prenom.nom@u-bordeaux.fr :
En cas d'oubli de mot de passe, vous pouvez cliquer sur "Mot de passe oublié ?", sur la page de connexion de l'outil.
Si vous souhaitez modifier votre mot de passe, vous devez vous connecter sur l'outil puis le modifier sur l'onglet profil.

Si vous rencontrez des difficultés de connexion à l'outil de réservation alors que votre profil est bien configuré, effacez le cache de votre navigateur internet.
Dans le navigateur Firefox, cliquez sur "Historique" puis "Supprimer l'historique récent".
Dans "Intervalle à effacer", sélectionner "tout", cochez l'ensemble des cases puis validez.
Cliquez sur le lien de connexion habituel puis identifiez-vous.

A compter de 6 mois d’inactivité de votre profil, le compte est bloqué automatiquement.
Il faudra faire une demande de déblocage auprès du service support : support%40veloce.travel

Attention :

• Il est préférable de ne pas réserver en mixant des vols low cost dans un voyage à  trajets multiples avec des compagnies régulières (vol ou train) : mieux vaut constituer un dossier  avec un vol low cost séparément.
• Pour les demandes complexes avec plus de 3 segments de voyages, n’hésitez pas à passer off line : la plus-value de l’agence  vous permettra d’optimiser les coûts, même si des frais de gestion off line sont appliqués.

L'outil de réservation en ligne ne permet pas à ce jour d'afficher et de réserver l'intégralité d'un trajet ferroviaire intra-européen si ce n'est par la SNCF qui assure le trajet complet.
Dans ce cas, il faut simplement décomposer le trajet (exemple pour un Bordeaux-Bruxelles : réserver un train A/R Bordeaux-Paris puis rajouter le trajet Paris-Bruxelles A/R sur le même dossier).
Si vous rencontrez des difficultés, vous pouvez toujours effectuer une réservation directement auprès de l'agence en offline.

Vous devez contacter l’agence de voyages.
Si un écart tarifaire est constaté entre l'offre (online / offline) de l'agence et l'offre d'un site internet grand public, VELOCE s'alignera sur le prix inférieur trouvé et appliquera les frais ON LINE à condition que l'offre internet soit strictement identique.
En effet, les conditions de réservation (modification et annulation) peuvent être différentes, justifiant un écart de prix.
En outre, l'agence assure plusieurs services que les plateformes hôtelières en direct ne proposent pas :

• Prépaiement agence avec un contrôle qualité qui s'assure du règlement de la chambre 24h avant l'arrivée du missionnaire. Aucune avance de frais à engager.
• Un numéro gratuit 24h/24 7J/7 présent sur le voucher (également en dehors des jours et horaires d'ouverture de l'agence) qui permet aux missionnaires de demander une assistance en cas de litige avec l'hôtelier :
  • Problèmes au niveau de l'hôtel
  • Problèmes avec l'hôtelier qui demanderait de nouveau un règlement sur place
  • Un Service de relogement/délogement dans un autre établissement du même type sans frais pour le missionnaire.
  • Mise en place d'un transfert avec Taxi G7 ou autres partenaires sans frais

Vous devez créer plusieurs dossiers de réservations :

• un dossier de réservation pour le voyage aller,
• et des dossiers de réservation différents pour le voyage retour.

VELOCE peut réserver tous types d'hébergement (auberges de jeunesse, gîtes, camping…), dès lors que l’hébergement souhaité n’est pas disponible dans l’outil en ligne et que ce dernier accepte la prise en charge du règlement par l'agence.

La politique voyage préconise une anticipation à 3 semaines au moins.

Mais attention :

• Pour les billets de train, une anticipation supérieure à 3 mois est impossible, sur le site SNCF comme sur le portail de réservation en ligne. Ainsi, par exemple, pour un voyage prévu le 1er décembre, vous ne pourrez pas acheter le billet avant le 1er octobre.
• Pour l’avion, une anticipation de 3, voire 6 mois ou plus est possible : le délai d’anticipation maximal dépend des compagnies aériennes.

Oui pour la France : les billets sont émis sous format e-billets ou billet électronique (à retirer en borne)

Concernant les billets à l’étranger, des e-billets ou des billets électroniques sont disponibles pour les destinations de l’Eurostar (Londres), sur toute la ligne Thalys (De la Belgique à Cologne), pour les TGV Lyria (Suisse), certaines liaisons en Allemagne avec lesquelles la SNCF a des accords avec la Deutsch Bann ou encore la liaison Paris - Barcelone depuis les accords de partenariat entre la SNCF et la RENFE espagnole.

Ces billets sont accessibles via l’outil en ligne.

Les billets électroniques sont, de manière générale, non disponibles pour les liaisons intérieures, qui dépendent le plus souvent de compagnies privées. (exemple : Angleterre)

Les billets de train étrangers qui ne peuvent pas être envoyés sous format électronique sont envoyés par courrier au voyageur.

Les voyageurs ou les chargés de voyages qui ont réservés un billet TER peuvent l’imprimer dans l’outil en ligne dans l’onglet « documents de voyages » après que celui-ci ait été émis.

Les prestations d'autocar longue distance FlixBus et Blablabus (nouveau nom de Ouibus), ainsi que les trains Ouigo sont bien réservables en agence, mais uniquement via la cellule dédiée en offline. Ces offres ne sont pas en affichage sur l’outil de réservation en ligne.

La facturation intervient à l'émission du billet (transports) ou du voucher (hôtel...). Si la commande est annulée avant la date de la prestation, un avoir est constitué.

Pour obtenir ce code, vous devez contacter l'agence VELOCE 21.

Au niveau de l'agence Véloce :

Pour le train, les avoirs sont faits automatiquement dès que l'agence reçoit une demande de modification ou d’annulation.
Pour l’avion et l’hôtel, les avoirs sont émis dès que l'agence reçoit la demande d’annulation.
Les avoirs sont liés automatiquement au numéro de la facture initiale.
Dès que l’avoir est émis du côté de l'agence, celui-ci est automatiquement inscrit sur le ROP (relevé d'opération) pour remboursement.

Au niveau de l'université :

Le traitement des avoirs est géré par l'agence comptable et la direction des finances :

• Si la facture et l'avoir sont sur le même mois, la compensation se fait directement sur la DP.
• Si la facture et l'avoir sont sur des mois différents, il y a une régularisation des avoirs par la Direction des finances, qui envoie à cette occasion un mail d'information aux structures concernées.

Si vous avez  besoin de précisions complémentaires, nous vous invitons à contacter la Direction des finances.

Les solutions de transports de type UBER ou les hébergements de type AirBnB sont des plateformes destinées aux particuliers (BtoC) mais ne proposent pas de réponses pour les professionnels devant respecter les règles de la commande publique (BtoB).
En outre, elles n'offrent pas de garanties suffisantes en matière d'assurances et de responsabilité.

Prévenez par courriel le service facturier que vous attendez un remboursement,  en précisant la référence de votre dossier d’assurance, le nom du voyageur concerné, le numéro de la commande initiale et l’imputation budgétaire à prendre en compte afin qu’il puisse agir rapidement à réception du chèque correspondant.

L'agence de voyages est disponible 7/7 et 24/24 :

• du lundi au vendredi (9h à 19 h) : 01 41 31 66 22 (appel gratuit)
• en dehors des heures d'ouverture : 05 61 12 61 62 (appel facturé 18 € ht).

Les agents de l’Etat en mission étaient précédemment exonérés de la taxe de séjour en vertu de l’article D2333-48 du code général des collectivités territoriales. Cette disposition a été supprimée par la loi de finances 2015.

Les tarifs sont actualisés en temps réel par les fournisseurs et non par l’outil de réservation en ligne.

Réponse du service facturier : L'organigramme budgétaire est remonté à la société Veloce par la DSI tous les 15 jours environ.
Sont remontées les lignes budgétaires sur lesquelles sont positionnées des AE en fonctionnement et les opérations en cours de validité au jour de l'extraction.L'absence de la ligne budgétaire sur le site de réservation peut être due à l'absence de crédits sur la ligne au jour de la mise à jour de l'organigramme ou à une opération fermée. (Ne pas oublier de cibler les lignes par le CRB sur le site de réservation Veloce puis de tourner les pages).

Vous avez la possibilité d’intégrer des codes analytiques dans la rubrique commentaire lors de votre réservation online (rubrique imputation).

La Direction des achats ne s'occupe pas du suivi de remboursement des frais de missions, il faut vous rapprocher de l'agence comptable.