FormAction

Chaque mois un avis de formations est envoyé par mail à tout le personnel de l'université, les nouveautés inscrites dans FormAction sont relayées.

Je suis personnel de l'université de Bordeaux :

1. Connectez-vous à FormAction : "Je m'authentifie avec mon IdNum"
2. Complétez vos informations de profil : téléphone, adresse, fonction, N+1 si vous êtes agent Biatss, éventuellement le nom de votre correspondant de formation
3. Enregistrez : votre compte est automatiquement activé

Je ne suis pas personnel de l'université de Bordeaux :

1. Cliquez sur "Pas encore de compte ?"
2. Renseignez en ligne vos informations (vérifiez bien votre adresse mail !) et enregistrez
3. Le service développement des compétences activera votre compte FormAction sous 48h, vous serez prévenu(e) par mail

Oui la détention d'un compte et son activation sont obligatoires.

Si vous faites partie du personnel de l'université :
Le simple fait de se connecter avec vos logins et mot de passe réseau va activer votre compte.
Compléter vos données (fonction, N+1 - obligatoire si vous êtes BIATSS, téléphone et adresse professionnelle, éventuellement votre correspondant  formation). Les autres données RH sont automatiquement issues du SIRH.

Si vous faites partie d'un établissement partenaire (personnel hébergé : Inserm, CNRS, CHU...) :
Créez votre compte : complétez vos données (fonction, téléphone et adresse professionnelle, correspondant de formation), votre adresse mail professionnel. Votre compte sera activé sous 48h maximum. Vous serez prévenu(e) par mail de l'activation de votre compte.

Seules certaines entités (dont externes à l'université) sont organisées avec des correspondants de formation. Renseignez-vous auprès de votre hiérarchie.
Un correspondant formation est un référent RH de la structure : le Cofo du laboratoire, le service RH ou le secrétariat de la structure, etc.
Il n'existe pas dans tous les services ou laboratoires.

Ces correspondants ont accès à vos inscriptions et peuvent suivre leur évolution ; ils visualisent vos formations passées. En aucun cas ils ne se substituent aux N+1 qui doivent émettre un avis favorable ou non à vos demandes d'inscription.

Pour les agents externes à l'université : veuillez renseigner votre correspondant de formation interne

Attention : pensez à mettre à jour le nom de votre correspondant de formation s'il venait à changer.

Vous êtes personnel de l'université de Bordeaux :
Vous utilisez donc le login / mot de passe IDNUM : lancez l'ENT et suivez la procédure de perte de mot de passe.

Vous êtes personnel externe (CNRS, INSERM, CHU...) :
Connectez-vous à la plateforme FormAction, cliquez sur "J'ai oublié mon mot de passe" et suivez la procédure de réinitialisation du mot de passe.

Si malgré tout vous ne parvenez pas à vous connecter, veuillez adresser un ticket d'assistance en ligne (rubrique FormAction)

Allez sur Rechercher une Formation : filtrer par thème et/ou calendrier.
Choisissez la formation (cliquer sur son nom) : vous pouvez télécharger en PDF le programme de la formation.
Consultez les dates proposées pour cette formation (sessions à venir) : les sessions ouvertes sont proposées : cliquez sur "S'inscrire à cette session".
Détaillez les raisons qui vous motivent puis "envoyer mon inscription".

Etapes suivantes :

• Personnel de l'université BIATSS : votre N+1 (notifié par mail) émettra un avis favorable ou non sur votre demande (avant la date de clôture des inscriptions !);
• Personnel de l'université enseignants : pas de validation hiérarchique obligatoire;
• Personnels externes : avis du correspondant de formation le cas échéant.

En cas d'accord de votre supérieur hiérarchique,  le service développement des compétences traitera votre demande à la clôture des inscriptions : seront prioritaires les demandes des personnels répondant aux critères spécifiés dans la session et n'ayant jamais suivi la formation.

En cas d'avis défavorable du N+1 votre demande sera rejetée.

Attention, les places sont généralement limitées dans une session dans un souci de qualité et interactivité des échanges.

Vous recevrez une réponse définitive par mail. Suivez aussi l'état de votre demande en ligne sur la plateforme.

Consultez "Mes demandes d'inscription". En haut de la page : "Demandes en cours" liste toutes les formations sur lesquelles vous vous êtes inscrit.

• En attente avis N+1 : votre responsable hiérarchique doit émettre un avis AVANT la date de clôture des inscriptions
• Avis favorable du N+1 : le service développement des compétences traitera votre demande à partir de la date de clôture

Votre demande peut alors être :

• Acceptée par le service développement des compétences. Vous allez recevoir la convocation sous peu. Vous pouvez déjà consulter les détails de la formation et le cas échéant les documents du formateur avant la formation
• Refusée car absence d'avis du N+1 ou car pas le profil adéquat car session complète
• En liste d'attente en cas de traitement de désistements.

A tout moment vous pouvez vous désister et ainsi libérer une place le plus tôt possible.
Attention : à défaut de désistement, toute absence injustifiée sur une formation vous rend non prioritaire sur les prochaines demandes.

Les formations collectives sont payantes, mais le coût est supporté par le pôle RHDS dans la majorité des cas.

Vous pouvez vous désister à tout moment avant la formation - et le plus tôt possible - et ainsi libérer une place si vous vous y prenez assez à l'avance.

Dans "Mes demandes d'inscription" > Mes demandes en cours : cliquez sur Déclarer un désistement.
Une confirmation précisant la formation et date se présente : cliquez sur "Se désister".

A noter qu'il n'est alors plus possible de se réinscrire sur cette session.
Il n'est pas nécessaire de prévenir la personne chargée de cette formation, elle sera informée par la plateforme FormAction.

Veillez à prévenir votre hiérarchie de ce désistement (même si visible dans son "Espace N+1").

En l'absence d'avis du N+1 votre demande sera automatiquement rejetée par le service développement des compétences.

Dans ce seul cas où il serait dans l'incapacité de le faire avant la clôture des inscriptions (absence longue durée...), veuillez relayer par mail à votre chargé(e) de formation une trace d'avis favorable justifié par vos hiérarchies supérieures.

Avant toute inscription, il vous revient de modifier le nom de votre N+1 dans FormAction en page "Mon profil" :

• Sélectionnez le nom de votre nouveau supérieur hiérarchique dans le menu déroulant. Puis enregistrez. Il n'est pas nécessaire de saisir en complément son mail car celui-ci est déjà enregistré dans FormAction.
• Si son nom n'est pas proposé, c'est qu'il n'a pas encore créé son compte. Ce n'est pas bloquant. Saisissez alors uniquement son adresse mail professionnelle puis enregistrez. Dès qu'il aura créé son compte, le mail saisi ne sera plus affiché dans votre profil mais uniquement son nom. 

Votre nouveau N+1 ne pourra consulter votre demande que lorsqu'il aura activé son propre compte.

Si vous n'arrivez pas à modifier le nom ou mail de votre N+1 : vous effacez toutes les saisies concernant le N+1 puis enregistrez puis recommencez.

Une fois votre demande acceptée, le service développement des compétences adresse la convocation aux participants.
Vous recevrez alors un mail de convocation FormAction vous invitant à consulter le programme et tout document préparatoire à la formation via votre interface : "Mes demandes d'inscription" > "Demandes en cours" > à droite du statut "Accepté" : cliquez sur "Documents de la formation".

En cas de besoin, veuillez contacter la personne en charge de la formation : le nom est inscrit dans le détail de la formation et sur son programme téléchargeable.

Si vous êtes N+1 agent de l'université de Bordeaux : vous n'avez pas de compte spécifique à créer : votre compte sera alimenté d'un onglet "Espace N+1" dès qu'un agent aura ajouté votre nom en tant que N+1.

Dans l'ordre des choses :

1. Activez votre compte,
2. Votre collaborateur crée le sien et complète son profil avec votre nom en N+1
3. L'onglet "Espace N+1" s'affiche dans votre compte

Si vous êtes N+1 externe à l'université (CNRS...) :

1. Créez votre compte externe,
2. Le service développement des compétences est notifié et active le compte.
3. Votre collaborateur crée le sien et complète son profil avec votre nom en N+1
4. L'onglet "Espace N+1" s'affiche dans votre compte

Le fonctionnement est le même pour les correspondants de formation.

Le correspondant de formation (COFO) émet un commentaire sur la demande de formation pour préciser le besoin de l'agent et son contexte.
Ce commentaire n'est pas obligatoire. Il peut ainsi consulter les demandes en cours et les formations suivies par les agents l'ayant déclaré comme COFO.
Le COFO ne vient pas remplacer le N+1 si celui-ci existe (BIATSS / personnel enseignant ou externe ayant déclaré un N+1).

A l'issue de la formation, le formateur remet au service développement des compétences la feuille de présence.
Une fois votre présence enregistrée dans FormAction vous avez accès automatiquement à l'attestation de présence dans "Mes formations suivies" > "Télécharger mon attestation"

Attention : si vous devez recevoir par courrier une attestation formelle (titre d'habilitation SST par exemple), pensez à renseigner/mettre à jour votre adresse postale professionnelle 

A l'issue de la formation le service développement des compétences enregistre votre présence (transmise par le formateur).
Cela vous ouvre la possibilité d'évaluer la formation et nourrit l'équipe de vos appréciations, critiques, suggestions... pour les prochaines sessions dans "Mes formations suivies" > "Remplir mon évaluation"

A l'issue de la formation et uniquement si vous avez été présent à la formation, vous pourrez télécharger les éventuels documents remis par le formateur : "Mes demandes d'inscription" > "Demandes archivées" > "Documents de la formation"

Ces documents sont la propriété du formateur, ils sont mis à votre disposition car vous avez suivi sa formation. Ils ne doivent en aucun cas être retransmis à une tierce personne.

Les formations antérieures à 2022 ne seront pas recréées dans FormAction.

Vous pouvez contacter la personne en charge de cette formation au sein du service développement des compétences.
Dans FormAction son nom s'affiche en haut de la page de la formation (à droite du nom du formateur).