FAQ Finances
Mise à jour le :
Cette foire aux questions (FAQ) régulièrement mise à jour vous apporte des réponses aux questions fréquentes autant sur nos procédures que nos outils financiers et comptables.
FAQ Budget
Dois-je saisir le budget de mes conventions dans la maquette et dans GFC-Budget ?
Non. les conventions sont créées et modifiées au fil de l'eau via le module IGEO qui se déverse dans GFC-Budget.
Est-ce que les reliquats non consommés des prestations de recherche en année N pourront toujours être récupérés pour être consommés en année N+1 ?
Oui. Une procédure spécifique est disponible sur l'intranet ICI.
Pourrai-je dépenser si des encaissements n'arrivent qu'en fin d'année ou l'année suivante ?
Oui. Les crédits de dépenses sont ouverts en avance de phase de l'encaissement de la recette. Cependant, il convient d'être vigilants sur le correct traitement du flux de la recette pour couvrir l'avance réalisée en dépenses.
Dans quels cas peut-on avoir des AE différents des CP ?
Les décalages entre AE et CP sont communément admis en GBCP. Plusieurs cas de figure sont possibles.
Les AE peuvent être différents des CP dans le cas de marchés lancés les années précédentes et générant des décaissements ultérieurs (AE
Dois-je saisir aussi dans mon budget les charges et les produits comptables, en plus des AE, CP et RE ?
Oui. Les EPSCP étant soumis à une double comptabilité, l'ensemble des objets de gestion font objet d'une prévision fine.
Sur les dépenses : AE, CP et charges/emplois.
Sur les recettes : RE et produits/ressources.
A partir de quelle date pourrai-je saisir dans GFC-Budget ?
L'Université de Bordeaux a deux campagnes budgétaires : le budget initial et un seul budget rectificatif. Une communication large est réalisée lors de chaque campagne et l'ensemble de l'information/documentation disponible dans la rubrique Budget.
A quel niveau dans l'organigramme budgétaire mon budget est-il construit ?
Il est saisi au niveau le plus fin souhaité par chaque composante, selon son architecture budgétaire.
J'ai un doute dans la construction de mon budget, à qui m'adresser ?
L'ensemble de vos demandes ou questions doit être adressé à l'adresse df.appui-budgetaire@u-bordeaux.fr.
Comment avoir accès à GFC-Budget pour consulter le budget de mon entité ?
La consultation de votre budget est possible directement depuis les tableaux de bord sous BO si vous avez accès aux lignes budgétaires de votre entité.
L'accès à GFC-Budget est réservé aux utilisateurs qui vont saisir et gérer leur budget dans l'application. Une formation préalable est exigée pour avoir accès à l'application.
Quand pourrai-je utiliser les crédits prévus dans mon budget ?
Le budget initial est ouvert début janvier selon un calendrier communiqué en amont, sous réserve d'approbation par le Conseil d'Administration.
Pour le budget rectificatif, les crédits sont ouverts sous 48H après l'approbation par le Conseil d'Administration.
Pendant la période de construction du budget, est-ce que je peux continuer à dépenser ?
Pour le budget rectificatif, oui, sous réserve que votre budget initial ou le budget temporairement mis à disposition soit suffisant.
ATTENTION, pendant la phase de construction du budget rectificatif et avant son vote, si vous avez inscrit un ajustement à la baisse de votre budget, vous devez contrôler à chaque dépense que le niveau total de vos dépenses ne soit pas supérieur au niveau de votre budget révisé à la baisse.
Pour le budget initial, il n'est pas possible d'effectuer des dépenses pour l'année suivante avant changement d'exercice.
FAQ Recette
Facture : peut on gérer des factures hors outil ?
Non : toutes les factures doivent être saisies dans l'outil. A l'exception des facturations déversées automatiquement (apprentissage, DSI…).
Facture : existe-t-il des références à rappeler sur la facture ?
Il est utile de renseigner les références du bon de commande, le numéro de convention et, plus généralement, toute indication permettant au client d’identifier la somme réclamée.
Il convient notamment de préciser, dans les références du bon de commande, la mention EJ ainsi que le code service.
Facture : comment envoyer rapidement une facture acquittée (cas des étudiants, centre Prevost …) ?
Toutes demandes de factures acquittées doit être adressées à ac.recettes@u-bordeaux.fr si cette dernière existe dans l'outil. Dans le cas inverse (clients divers pour les recettes au comptant) une attestation sera produite par l'Agent Comptable : demande à ac.recettes@u-bordeaux.fr.
Factures et montants différents : comment seront gérées les factures dont les montants sont différents des titres ?
Le cas ne doit pas se présenter, les factures sont titrées du même montant.
Devis et facture : une fois que mon devis est transformé en facture je ne peux plus ajouter d'article, je peux simplement en supprimer. Est-ce normal ?
Oui si le devis est validé la facture retranscrit les données de ce dernier, sinon le devis doit être modifié.
Tarifs : quels sont les tarifs qui doivent être votés en CA ?
Les tarifs de toutes les prestations régulièrement facturées doivent être délibérés en CA, sauf ceux émanant d'une négociation contractuelle.
Recettes : quelles sont les recettes au comptant, comment sont-elles traitées ?
Dans le cas des recettes encaissées au comptant, le titre est émis après l’encaissement. Les agents comptables peuvent recevoir certaines recettes au comptant (loyers, cartes perdues, IJSS, parking, recettes encaissées par un régisseur de recettes).
L’ordonnateur émet les titres de recettes correspondants après vérification des pièces transmises par l’agent comptable, à savoir le bordereau retraçant les produits encaissés sans émission préalable de titre et les pièces justifiant des encaissements.
L’ordonnateur renvoie à l’appui des titres de recettes définitifs, les documents communiqués par l’agent comptable revêtus de son visa et éventuellement complétés par les pièces justificatives. La liste des recettes au comptant est indiquée dans le guide recette sur la page du guide "recettes au comptant".
Clients : peut-on créer des clients dans GFC-Recette ?
Non, la création est réalisée dans Agrhum directement par les gestionnaires et la validation est réalisée par l'Agence Comptable. L'Agence Comptable ne pourra valider une personne morale qu'à l'appui de la fiche Sirene qui doit lui être communiquée.
Catalogues : dans GFC-Recette, peut-on les transférer ou doit on les recréer ?
Le catalogue est toujours disponible quelque soit l'exercice il n'est donc pas ressaisir. Si ce dernier est devenu obsolète il convient de l'archiver.
Glossaire : dans gfc-Recette, que signifient les termes (slide fenêtre Recette) Recette / Avance / Réduction ?
C'est un filtre qui permet de taguer une requête sur la notion de recette, d'avance ou de réduction.
FAQ Applications GFC
J'ai besoin de faire des commandes. Comment accéder à l'application des dépenses ?
L'accès à l'outil GFC-Dépenses est soumis à la validation préalable du Directeur/trice ou du RAF de votre structure. Une demande d'accès suffit, le formulaire de demande d'accès est à télécharger depuis l'intranet, plus précisément ICI.
Il est à compléter, faire signer et transmettre via un ticket dans l'outil d'assistance GLPI (catégorie 3... Droit d'accès)
Pour avoir le droit de saisie dans l'application, la formation préalable est obligatoire. L'inscription est à réaliser depuis l'ENT, dans l'espace personnel FormAction.
J'accueille un nouveau membre dans l'équipe ; quand pourra-t-il accéder aux applications des finances ?
Anticipez les mobilités et les recrutements !
1. Inscrivez votre futur collaborateur aux prochaines sessions de formation proposées (s'il n'est pas déjà formé) sur FormAction.
2. Une fois les formations suivies, l'agent reçoit par mail la conduite à tenir pour adresser le formulaire de demande d'accès. Celui-ci devra être renseigné et signé par le directeur/trice ou RAF de la structure. Il convient de retourner le formulaire signé par ticket GLPI (catégorie 3... Droits d'accès). Ce formulaire précisera le périmètre de ses interventions dans les applications et le cas échéant la suppression des droits de l'ancien collègue.
3. La demande d'accès est traitée par la direction des finances dans les meilleurs délais (en moyenne sous 48h00)
Qui doit valider ma demande d'autorisation d'accès ?
Seul le Directeur/trice ou le RAF de votre composante est habilité à valider une demande d'accès aux applications financières, aux lignes budgétaires et tableaux de bord financiers.
Comment s'inscrire à une formation sur les applications financières ?
L'inscription aux formations se fait via l'ENT dans l'espace FormAction. Le plan de formation est diffusé mensuellement par le pôle RHDS.
Je viens de changer de fonctions, comment accéder aux entités budgétaires de ma nouvelle équipe ?
Afin d'obtenir l'accès aux nouvelles entités budgétaires, il vous suffit d'adresser le formulaire de demande d'accès renseigné et signé. Il est à télécharger depuis l'intranet ICI. Il est à transmettre via un ticket dans l'outil d'assistance GLPI (catégorie 3... Droit d'accès)
Si nécessaire, il est essentiel de mentionner le nom de la personne que vous remplacez pour retirer les lignes budgétaires.
Un collaborateur quitte mon équipe, ai-je quelque chose à faire vis-à-vis sur SI financier ?
Comment puis-je avoir accès aux tableaux de bord BO ?
Qui contacter si l'application ne fonctionne pas ?
Vérifiez toujours votre connexion au réseau.
A noter que les applications ne fonctionnent correctement que via le navigateur Firefox.
Si le problème persiste, veuillez déclarer l'incident via l'outil d'assistance GLPI en ligne sur l'ENT.