FAQ Finances

Non. les conventions sont créées et modifiées au fil de l'eau via le module IGEO qui se déverse dans GFC-Budget.

Oui. Une procédure spécifique est disponible sur l'intranet ICI.

Oui. Les crédits de dépenses sont ouverts en avance de phase de l'encaissement de la recette. Cependant, il convient d'être vigilants sur le correct traitement du flux de la recette pour couvrir l'avance réalisée en dépenses.

Les décalages entre AE et CP sont communément admis en GBCP. Plusieurs cas de figure sont possibles.
Les AE peuvent être différents des CP dans le cas de marchés lancés les années précédentes et générant des décaissements ultérieurs (AE CP).

Oui. Les EPSCP étant soumis à une double comptabilité, l'ensemble des objets de gestion font objet d'une prévision fine.
Sur les dépenses : AE, CP et charges/emplois.
Sur les recettes : RE et produits/ressources.

L'Université de Bordeaux a deux campagnes budgétaires : le budget initial et un seul budget rectificatif. Une communication large est réalisée lors de chaque campagne et l'ensemble de l'information/documentation disponible dans la rubrique Budget.

Il est saisi au niveau le plus fin souhaité par chaque composante, selon son architecture budgétaire.

L'ensemble de vos demandes ou questions doit être adressé à l'adresse df.appui-budgetaire@u-bordeaux.fr.

La consultation de votre budget est possible directement depuis les tableaux de bord sous BO si vous avez accès aux lignes budgétaires de votre entité.
L'accès à GFC-Budget est réservé aux utilisateurs qui vont saisir et gérer leur budget dans l'application. Une formation préalable est exigée pour avoir accès à l'application.

Le budget initial est ouvert début janvier selon un calendrier communiqué en amont, sous réserve d'approbation par le Conseil d'Administration.
Pour le budget rectificatif, les crédits sont ouverts  sous 48H après l'approbation par le Conseil d'Administration.

Pour le budget rectificatif, oui, sous réserve que votre budget initial ou le budget temporairement mis à disposition soit suffisant.

ATTENTION, pendant la phase de construction du budget rectificatif et avant son vote, si vous avez inscrit un ajustement à la baisse de votre budget, vous devez contrôler à chaque dépense que le niveau total de vos dépenses ne soit pas supérieur au niveau de votre budget révisé à la baisse.

Pour le budget initial, il n'est pas possible d'effectuer des dépenses pour l'année suivante avant changement d'exercice.

Non : toutes les factures doivent être saisies dans l'outil. A l'exception des facturations déversées automatiquement (apprentissage, DSI…).

Il est utile de renseigner les références du bon de commande, le numéro de convention et, plus généralement, toute indication permettant au client d’identifier la somme réclamée.
Il convient notamment de préciser, dans les références du bon de commande, la mention EJ ainsi que le code service.

Toutes demandes de factures acquittées doit être adressées à ac.recettes@u-bordeaux.fr si cette dernière existe dans l'outil. Dans le cas inverse (clients divers pour les recettes au comptant) une attestation sera produite par l'Agent Comptable : demande à ac.recettes@u-bordeaux.fr.

Le cas ne doit pas se présenter, les factures sont titrées du même montant.

Oui si le devis est validé la facture retranscrit les données de ce dernier, sinon le devis doit être modifié.

Les tarifs de toutes les prestations régulièrement facturées doivent être délibérés en CA, sauf ceux émanant d'une négociation contractuelle.

Dans le cas des recettes encaissées au comptant, le titre est émis après l’encaissement. Les agents comptables peuvent recevoir certaines recettes au comptant (loyers, cartes perdues, IJSS, parking, recettes encaissées par un régisseur de recettes).
L’ordonnateur émet les titres de recettes correspondants après vérification des pièces transmises par l’agent comptable, à savoir le bordereau retraçant les produits encaissés sans émission préalable de titre et les pièces justifiant des encaissements.
L’ordonnateur renvoie à l’appui des titres de recettes définitifs, les documents communiqués par l’agent comptable revêtus de son visa et éventuellement complétés par les pièces justificatives. La liste des recettes au comptant est indiquée dans le guide recette sur la page du guide "recettes au comptant".

Non, la création est réalisée dans Agrhum directement par les gestionnaires et la validation est réalisée par l'Agence Comptable. L'Agence Comptable ne pourra valider une personne morale qu'à l'appui de la fiche Sirene qui doit lui être communiquée.

Le catalogue est toujours disponible quelque soit l'exercice il n'est donc pas ressaisir. Si ce dernier est devenu obsolète il convient de l'archiver.

C'est un filtre qui permet de taguer une requête sur la notion de recette, d'avance ou de réduction.

L'accès à l'outil GFC-Dépenses est soumis à la validation préalable du Directeur/trice ou du RAF de votre structure. Une demande d'accès suffit, le formulaire de demande d'accès est à télécharger depuis l'intranet, plus précisément ICI.
Il est à compléter, faire signer et transmettre via un ticket dans l'outil d'assistance GLPI (catégorie 3... Droit d'accès)
Pour avoir le droit de saisie dans l'application, la formation préalable est obligatoire. L'inscription est à réaliser depuis l'ENT, dans l'espace personnel FormAction.

Anticipez les mobilités et les recrutements !
1. Inscrivez votre futur collaborateur aux prochaines sessions de formation proposées (s'il n'est pas déjà formé) sur FormAction.
2. Une fois les formations suivies, l'agent reçoit par mail la conduite à tenir pour adresser le formulaire de demande d'accès. Celui-ci devra être renseigné et signé par le directeur/trice ou RAF de la structure. Il convient de retourner le formulaire signé par ticket GLPI (catégorie 3... Droits d'accès). Ce formulaire précisera le périmètre de ses interventions dans les applications et le cas échéant la suppression des droits de l'ancien collègue.
3. La demande d'accès est traitée par la direction des finances dans les meilleurs délais (en moyenne sous 48h00)

Seul le Directeur/trice ou le RAF de votre composante est habilité à valider une demande d'accès aux applications financières, aux lignes budgétaires et tableaux de bord financiers.

L'inscription aux formations se fait via l'ENT dans l'espace FormAction. Le plan de formation est diffusé mensuellement par le pôle RHDS.

Afin d'obtenir l'accès aux nouvelles entités budgétaires, il vous suffit d'adresser le formulaire de demande d'accès renseigné et signé. Il est à télécharger depuis l'intranet ICI. Il est à transmettre via un ticket dans l'outil d'assistance GLPI (catégorie 3... Droit d'accès)
Si nécessaire, il est essentiel de mentionner le nom de la personne que vous remplacez pour retirer les lignes budgétaires.

A chaque départ de collaborateur, vous devez adresser le formulaire de demande d'accès disponible sur l'intranet qui est téléchargeable ICI.
Il est à transmettre via un ticket dans l'outil d'assistance GLPI (catégorie 3... Droit d'accès)
Pour supprimer ou désactiver les accès.

Pour accéder aux tableaux de bord BO du périmètre financier, il suffit d'avoir accès à une ou plusieurs lignes budgétaires.
La demande d'accès est à télécharger ICI.
Le formulaire est à transmettre renseigné et signé via un ticket dans l'outil d'assistance GLPI (catégorie 3... Droit d'accès)

Vérifiez toujours votre connexion au réseau.
A noter que les applications ne fonctionnent correctement que via le navigateur Firefox.
Si le problème persiste, veuillez déclarer l'incident via l'outil d'assistance GLPI en ligne sur l'ENT.