Piloter mes dépenses (BO & mode opératoire)
Mise à jour le :
Cette procédure concerne les engagements juridiques (EJ) hors marché, passés sur des codes NACRES, rattachés à un marché existant et inférieurs à 25 K€. Pour ces EJ, la responsabilité du contrôle de la dépense incombe à chaque entité administrative de l'université.
Depuis 2021/2022 (réforme RGP sur la simplification des visas achats) chaque entité administrative a la responsabilité d’organiser le bon fonctionnement des activités liées à la chaîne de la dépense, dans le respect :
- des délégations de signature des actes à caractère financier
- des règles de la commande publique.
La Direction des achats n'effectue plus de visas sur les Engagements juridiques (EJ) hors marché < à 25 K€ HT*.
(*) A l'exception des EJ hors marché du domaine documentaire gérés par la Direction de la documentation.
Contrôler votre taux de couverture achats
Il est désormais de la responsabilité des entités administratives d'effectuer un contrôle sur les EJ hors marché dont le montant est inférieur à 25 000€ HT. Un guide des bonnes pratiques et des liens utiles sont disponibles dans le document "Présentation détaillée" (à télécharger ci-dessous) afin de vous aider dans ce contrôle.
Le taux de couverture est fixé à 85% dans la politique achat de l'établissement.
Une requête Business Objects (BO) dénommée "A22 - Contrôle des dépenses liées à des marchés par la structure" est mise à la disposition de chaque entité. Cette requête est disponible directement sous BO dans : Dossiers publics > Finances - Comptabilité > Tableaux de bord financiers > GBCP-Marchés.
Simplification des visas achats
Qu'est-ce qui change ?
La réforme 2021/2022 sur la simplification des visas Achats
Ce projet s'inscrit dans une perspective de simplification administrative pour les services, composantes et structures de recherche et de formation et a pour objectif de :
- Alléger le processus de la dépense ;
- Renforcer la subsidiarité ;
- Donner davantage de souplesse opérationnelle dans la gestion des urgences.
Toutefois, il reste essentiel de garantir la maitrise financière et juridique des actions menées.
Pour cela, des contrôles seront effectués et des outils seront mis à votre disposition :
Deux niveaux de contrôle sont mis en place :
- Contrôle de 1er niveau mené par l'entité sur les engagements juridiques (EJ) hors marché dont le montant est inférieur à 25 000€ HT (à l'exception des EJ hors marché du domaine documentaire gérés par la Direction de la documentation). Un guide des bonnes pratiques et des liens utiles sont disponibles dans la présentation détaillée afin de vous aider dans ce contrôle ;
- Contrôle de 2e niveau mené par la Direction des Achats sur les EJ hors marché dont le montant est supérieur ou égal à 25 000€ HT. Pour ces EJ, le visa de la Direction des Achats reste la règle.
Requête Business Objects (BO)
Une requête BO est à votre disposition pour vous aider à piloter votre taux de couverture marché et vos indicateurs achats.
Liens utiles
Une question ?
Contactez la Direction des achats via GLPI rubrique 03bis Achats/Marchés